2024 年电子商务库存管理指南

电子商务库存管理指南

什么是库存？

简而言之，“库存”一词是指公司库存并计划向买家出售的所有商品、货物和供应品的总和。这既适用于实体业务，也适用于电子商务业务。

一些企业会将库存存放在与店铺相同的位置，而对于在线企业而言，库存可能存放在为特定目的租用的仓库或类似地点。

什么是库存管理？

库存管理本质上是从卖家收到一件或一批他们计划出售的商品，然后一直到存放和保留库存，再到将商品交付给购买该商品的买家的最后阶段的每个步骤。

对于任何企业而言，管理其现有库存至关重要，即确切知道每件商品实际有多少件库存、存放在何处、每件商品过去售出了多少，以及未来应该订购新商品时售出商品的可能性等。同样重要的是，要跟踪有多少（如果有）商品被退回或损坏，并因此被丢弃。

管理完整库存的整个过程称为库存管理。它涵盖了从获得或购买库存的那一刻到所有库存商品售罄的那一刻的所有内容。如果管理得当，库存管理应该对业务产生积极影响，促进销售并保持买家满意。

妥善的库存管理对于实体企业和电子商务都很重要。特别是，对于可能在多个网站上销售商品的卖家而言，必须建立一个强大的系统来跟踪每个网站上每种商品的售出量，并跟踪所提供的价格、数量等方面的所有变化。

库存管理涉及哪些步骤？

库存管理所涉及的步骤对于每个公司和卖家来说看起来都不相同，因为每个公司和卖家的具体业务领域都有不同的方法或优先事项。但是，就本文而言，一般情况如下：

一件或多件商品是由卖方购买（或者如果他们自行生产，则由他们自己制造）
接下来，该商品进入选定的仓储空间
然后，在库存管理系统中对商品进行记录和报告。该系统记录了可用商品的总数、其在储藏室或仓库中的位置，以及可以添加到系统的识别号（条形码或 SKU，代表库存单位，是一种用于商品标签的单位）。
随着时间的推移，会对库存数量进行监控
该数量的可用商品随后将在网上出售，而该系统会跟踪售出数量
买家从店铺订购一件或多件商品
收到订单后，将立即处理所需数量的商品
商品随后从仓储地点取出，然后打包并进行配送
系统记录到现在已从库存中移除了一定数量的商品
当库存水平下降到特定数量时，系统会触发补货需求，这意味着卖家必须重新订购一批新商品或制造一批新商品
新批次准备就绪后，整个周期就会重复

流程的每个阶段都很重要，而所用的方法和系统的每个部分都应不断修正和改进，以确保最大限度地提高效率。

良好库存管理的潜在优势

如果管理得当，库存管理可以在很多方面帮助您的业务：它可以提高您的利润率、提高效率并提高业务的整体质量。此外，它还可以提高买家满意度和体验，并优化业绩和产出。

让我们更详细地了解其中几点：

帮助您避免库存积压并减少浪费
库存积压是库存管理不善或粗心所造成问题的示例。购买超过需求的商品可能对大企业有害，甚至可能导致小企业停业。除了增加购买商品的费用外，您还增加了扩大仓库空间的成本，但这笔钱可以花在购买其他商品上，而不是积压库存。此外，库存积压可能会导致需要丢弃或丢弃多余的未售出库存，因为这会占用仓储仓库中的过多空间。同样，购买特定商品的库存量超过需求量可能意味着您需要很长时间才能卖出。妥善的库存管理协议将有助于防止这两种情况。
帮您节省成本
如上所述，如果不检查和跟踪库存，则库存积压（购买数量超出需求）或超额支付仓储空间费用（租赁数量超出需求）会很容易造成成本增加。通过仅订购所需的商品和租用适量的仓储空间，正确实施的库存管理系统可以来帮助您控制这一点。通过跟踪需求和供应情况，该系统还将帮助您批量订购某些畅销商品，而这比反复订购更便宜。长远来看，这可以为您节省大量成本。
帮助您预测商品需求
随着时间的推移，定期监控您的库存数据和信息可以让您深入了解买家对某些商品需求的任何上升和下降趋势。您甚至可以知晓哪些商品在哪几个月会有需求。例如，在假期结束时，书包和文具盒等儿童学校用品的需求可能会增加，因为许多儿童会在假期结束后立即返回学校，而他们需要立即购买这些用品。这就是为什么许多店铺可以选择推出大量“返校”促销甚至优惠的原因，而这可以帮助他们在短时间内最大限度地销售商品。
帮您淘汰不畅销的商品
库存管理可以帮助您了解哪些是最受欢迎的商品，但它也可以帮助您了解哪些是不受欢迎的商品：帮助您选择合适的商品进行补货，并决定应从店铺中移除哪些商品或减少库存数量，以便为更受欢迎的商品腾出空间。这样一来，您最终就不会订购更多过去销量不佳的商品，而是将财务重点放在畅销商品上。
帮助您避免商品变质
妥善的库存管理可以避免的另一个问题是防止商品变质，任何有有效期的易腐商品都会发生变质，例如食品或化妆品，或者补品和医疗物品。您可以跟踪商品的过期时间和日期，以确保可以在商品到期之前将其出售，从而防止商品被丢弃，进而给您造成损失。对于经营有机或食品相关商品的企业来说尤其如此，但同样适用于任何可能因长期暴露在某些天气下而受损的商品。许多快速消费品 (FMCG) 也只能存放一段时间，然后才能根据政府或卫生部门的指导方针将其丢弃。如果没有妥善的库存管理，就很难手动跟踪哪些商品何时会变质，或某一批次商品的到期日或销售日期何时会临近。但是，有了良好的流程，这就变得轻而易举。
帮助避免存放已过时的商品
这专门用于电子产品或其他技术相关商品，因为这些商品可能会随着时间的推移而过时。如果您的此类商品库存超过了在特定时间段内实际可以销售的数量，则买家最终可能不会购买商品，因为有更新的型号可供选择。然后，您别无选择，只能打折出售或完全放弃，但这两者对您来说都是潜在损失。
帮助您发现管理不善的方面
各种规模的企业都可能因管理不善而蒙受损失：故意处理不当或商品摆放不当，或者因方法和程序不当而导致的意外失误。除非您亲自监督各个方面，否则在为时已晚的情况下也不可能弄清楚。但是，妥善管理的库存管理登记中会显示这种情况：如果您发现列入库存的商品比实际可用的多，或者您已经用完了系统显示您应该拥有更多的商品，那么您就会知道出问题了，并且可以进行调查。从长远来看，这也可以节省成本。
帮助您管理更大规模的库存（无法手动处理）
随着您的业务发展和您开始提供越来越多的商品，手动跟踪库存（记录每个订单、购买、配送和退回的商品）变得不可能。同样，对于在多个地点运营的企业来说，集中跟踪所有运营相关内容可能是一项挑战。在这种情况下，拥有一个具有定期更新系统的中央库存中心不仅有用，而且至关重要。

因此，库存管理对各种规模的企业都很有用。实际上，您的业务规模越大，库存管理就变得越重要。

库存管理的潜在问题

并非每个系统都绝对可靠。尽管涉及每个人的最大利益，但仍有一些潜在问题需要注意。

由于输入不当，呆滞库存可能成为问题
这与上述内容相反，您的库存系统中显示了商品，但由于故意或无意中的管理不善，这些商品在您的仓库中丢失了。此时，商品存在于仓库中，但您的库存系统中没有这些商品。这被称为“呆滞库存”。由于仍未在您的库存跟踪系统中清点这些商品，因此您不知道需要将其出售。这不仅会让您损失出售这些商品本可以赚到的钱，而且还可能需要承担在发现呆滞库存时，未清点商品很可能会严重影响库存的风险。
升级软件可能既昂贵又耗时
许多库存管理系统实际上是需要安装的软件模块。但是，与所有软件一样，库存管理模块也经历了多次迭代。在过去，各个公司通常依靠人工库存跟踪或简单的软件程序。随着时间的流逝，该软件已经过时或不再受开发人员的支持。因此，可能需要升级陈旧的旧系统，或者可能需要对整个系统进行彻底改造。有时，这可能是一件代价高昂的事情，而且可能需要花费一些时间，尤其是在您有大量复杂库存需要跟踪的情况下。
您可能需要投资于员工或员工培训
许多库存管理系统都很复杂，而且需要一定程度的培训才能有效运行。毕竟，不充分利用系统的潜力与根本不使用系统一样糟糕。因此，如果您使用的是一些更现代的系统，那么最好针对所有将要使用该系统的员工或工作人员进行一定程度的培训。这样一来，您可以避免代价高昂的错误。
在整个业务服务中集成软件可能会很复杂
如前所述，一些运行库存管理的软件本质上非常复杂。但是，要正常运行，需要将它们集成到业务的所有不同职能中。这可能是一项相当复杂的工作，特别是对于在多个地点运营并在不同垂直市场中提供各种商品的企业而言。

使用库存分析进行远程监控

在线销售的库存管理通常远程完成。这意味着您可以使用库存分析来跟踪库存，而库存分析是跟踪记录商品数量和销售额的指标。例如，远程库存管理系统的最大潜在优势之一是，您不限于仅在办公室的一个系统上使用，而是可以随时随地访问该系统。这为您节省了大量的时间和精力，无论是体力方面，还是在与硬件相关的挑战方面。

使用分析更新仓储和库存信息涉及使用仓库管理系统 (WMS)，这是一种旨在优化库存管理流程并提高其效率的软件。

根据不同企业和零售商的需求，为电子商务提供不同类型的库房管理系统，但其主要功能是收集与进入仓库的商品以及与包装、销售和配送商品相关的数据。使用软件的一个主要好处是可以更快地获得更准确的数据，从而使您能够根据可靠的信息做出库存决策。

作为零售商或在线卖家，选择适合您的库存管理系统取决于许多因素，例如仓库或仓储空间的种类、商品的范围和数量、计划跟踪订单和配送的方式、软件的成本、定制和优化选项等。在做出选择之前，请务必充分了解每个方面。

亚马逊库存管理

初次使用的用户可能很难找到实施库存管理的工具，这就是为什么亚马逊为使用亚马逊物流 (FBA) 的注册卖家创建了一整套库存工具的原因。使用亚马逊物流，卖家可以将其所有商品存放在亚马逊仓库（也称为配送中心）中，并依靠亚马逊来完成商品的完整包装、运输和配送流程。亚马逊还提供强大的买家服务，也可以处理退货。

除此之外，注册的亚马逊物流卖家还可以使用完善的库存管理系统。该系统提供的工具可用于从发布商品到创建配送计划、在亚马逊运营中心添加或移除商品，以及发送、跟踪和监控您在英国及英国和欧洲之间的所有货件。

您需要知道的库存术语

通过亚马逊管理库存需要了解该过程中经常使用的一些基本术语。了解这些术语的含义可以帮助您更好地了解从库存中获得的数据，而这对于您的决策过程很重要。

亚马逊物流中的管理多余库存：多余库存是指某件商品因卖家购买的数量超过了买家的需求而导致库存未售出。如果您有此类多余库存商品，亚马逊的系统会提醒您，而且还会提供有关如何处理的有用建议。

亚马逊物流的多余库存百分比：这是您的库存中被视为多余或买家不需要的百分比。

亚马逊物流售出率：亚马逊物流售出率是根据过去 90 天内售出商品与初始库存所进行的比较计算得出。它可以让您衡量自己的销售情况与最初所购买商品总量的对比。

亚马逊物流补货工具：亚马逊物流补货工具可帮助卖家计算应向亚马逊运营中心发送多少库存及何时发货。其基于当前库存水平和相关商品的售出率数据，并结合了其他数据和趋势。

亚马逊物流现货率：亚马逊物流现货率基于 SKU（库存单位）和 60 天销售速度（过去 60 天内每个 SKU 的销售单位数量）。计算方法为：过去 30 天 SKU 有货的百分比乘以 60 天销售速度，再除以 60 天销售速度。

了解您的库存控制面板

库存控制面板可让您快速了解亚马逊就您作为卖家而衡量的各种指标。这些将帮助您了解：

何时应该补货：该指标将告诉您有多少商品将在接下来的 28 天内售完，以便您可以及时下订单来补充库存。
预计销售损失：根据过去一个月有多少商品缺货，亚马逊的系统可以告诉您可能损失多少销售额。
缺货商品的 SKU：这是另一项指标，它可以具体告诉您哪些商品已经缺货，以便您从供应商或零售商那里只重新订购这些商品。

此外，基于机器学习的系统还通过推荐库存中可用商品的最佳预测水平来帮助卖家，并根据当前库存水平、重新订购时间表和补货时间表预测发货时间表。

该网站还可以监控具有有效期的商品并提供售出日期。此外，还会根据每个卖家的具体指标推荐仓储优化计划，以确保他们充分利用亚马逊运营中心的空间。

最后，亚马逊库存管理可以帮助您修复滞销库存和“无商品信息”错误，在特定时间段内保持足够的库存水平，并批量处理库存商品。您将获得定期库存报告，这些报告为您提供有关以下方面的详细信息：每日和每月库存商品、存档库存商品、预留商品、库存变动、库存调整和库存事件。

所有亚马逊物流卖家都可以通过亚马逊物流库存的卖家平台页面浏览每项功能。

如何确定您的库存管理是否有效

您可以通过关注从仓库和仓储空间获得的数据来判断库存管理方法是否有效。以下是可以让您充分了解自己表现的三个关键指标：

售出率：简而言之，该指标告诉您某个时期内的商品销售量。计算方法：特定时间段内售出的商品数量与该时间段开始时收到或购买的总库存量进行对比。售出率以百分比表示：售出率越高，销量也就越好。
库存周转率：该指标表示商品离开库存的速度，无论是通过使用、出售给买家，还是进行替换。计算方法：将特定时间段内售出的商品数量除以同一时间段内的平均库存水平。同样，周转率越高，销量也就越好。
库存绩效指数：也称为 IPI，这是衡量您的库存管理效率的指标。IPI 受多余库存、老化库存、长期仓储费、商品问题、与买家需求相比库存水平失衡等因素的影响。通过避免多余库存和仅订购特定时间段内所需的商品，您可以提高 IPI 分数。此外，您也可以通过保持畅销商品的库存和修复无在售信息或未上架的商品来改善您的 IPI。

改善库存管理的技巧

组建您想要的且认为最适合您的企业的库存管理系统似乎有些困难，但如果您仔细考虑自己的要求和需求，并选择最适合自己的库存管理系统，这是可以做到的。

从一开始就保持准确的记录有助于防止以后出现一些差异和问题。因此，无论您使用什么系统、协议或软件，都要确保您和您的员工始终保持准确的库存。
使用 80/20 规则来实现成功的库存管理，因为该规则要求储备能为您带来最大利润的最少数量的商品。这意味着 20% 的商品将为您带来 80% 的利润。因此，根据过往的数据，优先考虑最畅销的商品，并淘汰销量不佳的商品。
定期进行库存审计，因为这可以提供很大的帮助。查看您的实际库存水平与系统内库存水平，并检查周转率、当前成本、先前成本等。您可以自行审计，也可以聘请专业审计师。
了解如何校准所售商品的经济订单量。这也适用于重新订购或补货，而不要等到供应商提醒您。这将帮助您在需要时准确订购所需的商品，同时满足买家需求。
针对买家需求的任何突然变化，制定应急计划。有所准备总比措手不及要好。
最后但并非最不重要的一点是，不要效仿他人的库存管理方法。每个企业的情况都不一样：了解您的数据，这样您就可以组建尽可能好的且能为您带来最有效结果的管理系统。